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O que é um Software Médico?

Quando falamos em software médico, estamos nos referindo aos sistemas de Prontuário Eletrônico de Pacientes (PEP). Esses sistemas trabalham com versões digitalizadas ou informatizadas dos prontuários de papel. Por isso, na teoria, o software médico seria a melhor opção para otimizar as rotinas e garantir os resultados. Mas na prática, as coisas costumam ser um pouco diferentes…

Se você já se convenceu de que os prontuários de papel ficaram no passado, você provavelmente já adquiriu um software médico para o seu consultório ou clínica.  E assim, todos os papeis do consultório foram substituídos, toda a sua gestão agora é informatizada e tudo está fantástico!

Ou talvez não, certo?

Um software médico interfere diretamente nas rotinas do consultório ou da clínica: muda processos, traz novidades e exige mudanças de comportamento dos funcionários. Errar na hora de escolher a ferramenta implicaria aumentar os custos e reduzir a eficiência, e ninguém quer isso, não é mesmo?

Na realidade, a escolha do sistema costuma ser apenas o começo de um grande problema para muitos profissionais de saúde.

Muitos profissionais acabam se decepcionando com a sua escolha. Em grande parte dos casos, a promessa de mais praticidade, organização e resultados não é cumprida. E muitas vezes, o sistema escolhido acaba fazendo o usuário perder mais tempo do que o que já era desperdiçado utilizando prontuários de papel.

A Medscape, recentemente, realizou uma pesquisa com cerca de 18.500 médicos, para saber mais sobre o impacto da implantação de um software médico na prática. Veja algumas respostas abaixo:

O que nos chama a atenção é que os softwares médicos deveriam gerar eficiência… mas acabam burocratizando os serviços e diminuindo o tempo destinado ao paciente, que deveria ser a prioridade maior.

Nesse artigo aqui nós falamos um pouco mais sobre o que nós acreditamos que um software médico precisa ser, e como estamos empenhados para mudar essa realidade, e aqui nós fizemos uma lista com as 5 principais situações que frustram os profissionais de saúde, quando o assunto é o software médico.

Hoje, eu estou aqui para te convencer de que o seu software não é inteligente o bastante para suprir todas as suas necessidades.  Mas antes, eu preciso te dizer que existem 2 motivos que podem explicar por que você acreditou que o seu sistema realmente seria o ideal.

 

Causas de ineficiência de um software médico

 

Existem vários motivos para um software médico ser ineficiente. Não podemos, é claro, generalizar e dizer que esse cenário de erros é causado pelo problema A ou B.

Fato é que alguns erros históricos têm participação fundamental na criação desse cenário, como o pensamento de que profissionais de saúde não precisam de sistemas, que o atendimento tradicional é suficiente. Esse pensamento perdurou por muitos anos, e essa é a maior causa da área da saúde hoje ser um dos segmentos com menor penetrabilidade de softwares de alto desempenho.

Além dessa corrente, outras duas causas são observadas repetidas vezes, e nós acreditamos que são as maiores responsáveis pela sua insatisfação com o seu sistema:

 

Ausência de médicos nas equipes

Vários softwares de prontuário eletrônico foram desenvolvidos por equipes técnicas, com profissionais de programação. Isso quer dizer que a equipe responsável por trazer o sistema à vida sabia lidar muito bem com códigos, mas entende pouco ou quase nada da rotina real de um profissional de saúde.

Por isso, a maioria dos sistemas não dialogam muito bem com as suas necessidades e demandas. Se quiser entender mais sobre isso, veja o vídeo que está nessa página aqui.

 

Usabilidade negligenciada

A maior parte das empresas que desenvolvem sistemas para clínicas e consultórios negligenciam dois pontos importantes da tecnologia moderna: a usabilidade e a experiência do usuário.

Sistemas com menus infinitos e muitos campos para preencher acabam confundindo o usuário, e atrapalham mais do que ajudam. E esse é só um exemplo. Definitivamente, falta profissionalismo e preocupação com o design de interface e o estudo da jornada de uso pelos profissionais.

 

Agora que você já sabe sobre essas duas condições que se repetem em quase todos os sistemas do mercado, você precisa saber:

O principal erro na escolha do software médico pode ser minimizado por você!

Apesar de estarmos em um cenário que nem sempre é favorável, existem clínicas e consultórios que prosperam e conseguem ótimos resultados com os softwares escolhidos.

O sucesso deles nos leva a pensar que eles sim deram sorte, e encontraram o software ideal. Mas a grande verdade é que não existe um software ideal.

O que existe é inteligência!

A escolha do software médico não deveria começar com um olhar para as opções do mercado. O primeiro passo deveria ser direcionar o nosso olhar para o cenário interno, para as necessidades do consultório ou da clínica.

Digo isso porque, em meio a tantas opções nós acabamos tão deslumbrados com funcionalidades sedutoras que queremos encaixar toda a nossa operação nelas… E esquecemos que, para que as coisas funcionem, o sistema é que deve se adequar às nossas rotinas.

Um software médico deve ser criado pensando em facilitar a sua vida. Se não for assim, ele não é muito inteligente, não é mesmo?

Então, partindo desse pressuposto, o software mais inteligente para uma clínica ou consultório varia conforme as necessidades do empreendimento. Simples, não é?

 

Conheça o seu consultório

É de extrema importância conhecer, antes de tudo, as reais necessidades do seu consultório. Do que mais você precisa atualmente? Flexibilidade, praticidade, mais tempo, menos gastos?

Só depois de avaliar as respostas para essas perguntas é que você deve olhar para cada uma das opções que você encontra no mercado, e se perguntar:

Esse software médico se encaixa nos processos da minha clínica?

 

Defina suas prioridades

Conhecendo as suas urgências, pergunte-se: o que o seu software atual vem oferecendo para supri-las? Ele o faz de forma eficiente?

Preparamos um E-BOOK bem completo para quem quiser saber mais detalhes sobre como avaliar corretamente um Software Médico! Baixe o guia em PDF para escolha do software médico aqui.

Nesse e-book, você vai entender exatamente quais são os fundamentos para uma boa escolha de software médico, e o que fazer para não errar nesse processo. Você vai aprender a avaliar:

1. A empresa fornecedora do Software;
2. O suporte e o relacionamento com o cliente;
3. A estrutura de armazenamento de dados do Software Médico;
4. A segurança da informação do software médico (é um guia realmente completo nesse sentido);
5. Funcionalidades básicas de um software médico;
6. Funcionalidades que geram resultados;
7. Usabilidade de softwares médicos;
8. Flexibilidade;
9. Nível de burocratização de processos;
10. Características de Backup do Software Médico.

Você não pode deixar de ler!

 

7 pontos em que um software precisa ser inteligente

Agora, finalmente, podemos passar pelos 7 principais pontos que tornam um sistema de saúde mais inteligente e útil para clínicas e consultórios.

Se você já usa um sistema, comece agora mesmo a avaliar se seu software médico é inteligente, ou se você deveria considerar uma substituição.

 

1) A agenda do seu software médico atual é flexível o bastante para atender a sua demanda?

A rotina de um profissional de saúde não é tão rígida e organizada como a maioria das pessoas pensa.

Marcações de última hora, mudanças de horários, redução ou prolongamento de consultas, turnos quebrados em várias clínicas diferentes, todas essas situações fazem parte do dia-a-dia, e são só alguns pontos que qualquer software deveria contemplar na agenda.

Se a rotina é imprevisível e sujeita a mudanças de última hora, seu software não pode enrijecer a sua agenda! Ela deve ser flexível, personalizável e pronta para atender a qualquer demanda, a qualquer hora e de qualquer lugar.

E quanto menos cliques, melhor. Você não quer perder tempo com cliques desnecessários.

Mas pior do que isso é ter que repetir o registro de um compromisso na agenda só porque ele foi remarcado para outro horário. A repetição dessas tarefas não só é muito estressante, como também é uma enorme perda de tempo. Não importa se é você ou a sua secretária repetindo esse processo, não seria muito mais fácil simplificá-lo e transformá-lo em algo prático e instantâneo?

A possibilidade de mover um compromisso de um campo de horário para outro é importante também, já que mudanças de horários e compromissos acontecem a todo instante.

O agendamento de pacientes talvez seja a atividade mais realizada em um software médico, e isso é motivo suficiente para merecer atenção e estudo no desenvolvimento. Um gasto de 10 segundos a menos em cada agendamento representa uma enorme economia ao final de um mês, ou de um ano.

Por isso,  é importante analisar a qualidade da agenda do seu software médico atual, para garantir que você não esteja perdendo ainda mais tempo do que perdia com as agendas de papel.

Você pode esticar ou reduzir a duração de uma consulta instantaneamente? Personalizá-la ao seu gosto e marcar quantos pacientes quiser em qualquer horário?

Se você respondeu que não, saiba que isto deve ser um recurso básico em qualquer agenda de qualidade. Atrasos e faltas são palavras terríveis, mas infelizmente fazem parte da realidade do consultório. Encaixes também são recorrentes, então você precisa ter esse tipo de liberdade na sua agenda, para marcar mais de um paciente em um mesmo horário, ou em frações de hora.

Quer saber mais sobre como seria uma agenda ideal para um software médico? Acesse aqui.

Pensar na disposição utilizada por sua agenda atual também é muito importante. Seria interessante poder visualizar seus compromissos diários, semanais e mensais de forma simples e simultânea para obter uma apreensão ampliada dos seus horários vagos e ocupados.

Veja nesse artigo os 6 sinais que mostram que uma agenda de software médico é ineficiente.

 

2)  Com a sua agenda atual você consegue evitar erros de marcação de consultas pela sua secretária?

 

Se comunicar com funcionários é uma tarefa bastante complicada às vezes. Nem sempre as orientações que você acredita ter passado claramente para a sua secretária são interpretadas da maneira correta. Falhas de comunicação são muito recorrentes em rotinas de trabalho conturbadas e aceleradas, como acontece em consultórios e clínicas. A agenda do seu software médico deveria contribuir para que estes erros fossem evitados.

Uma solução simples é a possibilidade de você mesmo bloquear turnos e horários em que você não irá atender para que a sua secretária fique impossibilitada de marcar qualquer compromisso nesses horários. Outra opção seria uma integração entre a sua agenda pessoal e a profissional.

A função da agenda eletrônica de um software médico é proporcionar a organização dos compromissos do usuário, isso é básico.

 

3) O seu software médico é inteligente?

 

Esta parece ser uma pergunta boba ou redundante, mas é a mais importante a ser respondida:

Seu software é realmente inteligente?

Primeiro, precisamos entender o que significa um software médico ser inteligente para depois respondermos a essa pergunta.

Um software médico inteligente é aquele que trabalha para você, à sua maneira. É um sistema que te permite realizar o que você deseja, sem bloqueios e sem complicações.

Um software médico inteligente acompanha a velocidade do seu pensamento. Se não for assim, que benefícios ele está trazendo?

Os prontuários eletrônicos já saem na frente dos prontuários de papel em quesitos como segurança, organização e praticidade. Mas não é só isso.

 

Seu software tem memória?

Não estamos falando só de armazenamento de dados. Nesse caso, queremos saber o que o seu software médico faz com esses dados.  As informações que você insere todos os dias sobre os seus pacientes fazem parte da memória do sistema, e seria ótimo se elas viessem à tona nos momentos adequados.

Por exemplo: você, médico clínico, atende um paciente com um caso de Lúpus, ainda sem diagnóstico. Na primeira avaliação, você diagnostica uma alopecia. Na segunda, uma nefrite. Na terceira, recebe resultados de exames alterados.

Não seria bom se o seu sistema guardasse todos esses dados e os trouxesse à tona quando você solicitasse?

Em alguns casos, é essencial que o seu software armazene os sintomas de um determinado paciente. Às vezes, é interessante que ele guarde os dados de um exame. E um sistema inteligente deveria te dar esses dados assim que você solicitasse, sem precisar navegar por todo o prontuário.

Se seu software possui memória inteligente, fica fácil economizar tempo e você já sabe o quanto isso reflete no seu rendimento final.

Você já parou para pensar quanto tempo você gasta por dia repetindo o preenchimento de informações que já registrou dezenas de vezes?

Um software médico inteligente te auxilia neste quesito. Veja aqui 7 coisas que você perde quando o seu software não é tão eficiente assim.

Como falamos anteriormente, um software que não utiliza os dados armazenados não está te ajudando a pular etapas que já concluiu anteriormente, ou seja, a eliminar a necessidade de repetir processos que você já está habituado a fazer.

E agora? Sabendo de todas essas informações, você consegue responder se o seu software atual é inteligente?

 

4) No seu software médico atual, você consegue abrir modelos de encaminhamento e prescrição sem precisar fechar a tela de consulta?

Parece algo simples, e é mesmo. Porém, faz toda a diferença na hora do atendimento.

Esses processos: a consulta médica, as prescrições e solicitação de exames, os atestados e folhas de orientação devem estar disponíveis simultaneamente na tela de atendimento. Assim, você pode completar o registro de informações do modelo de prescrição sem precisar deixar a tela de consulta.

Você precisa repetir as informações que registrou no atendimento na hora de escrever uma prescrição?

Temos aqui um recurso ainda pouco explorado pela maioria dos softwares no mercado: com as duas telas – a de consulta e a de prescrição/exame – abertas simultaneamente, seria possível preencher automaticamente informações que contemplem os mesmos campos nas duas telas.

Não seria bom se, enquanto você registra o nome do medicamento na tela de atendimento, ele fosse automaticamente registrado também na tela de prescrição? Este recurso, somado aos outros que já citamos acima, modificaria completamente a sua rotina clínica e otimizaria seu desempenho.

 

5) O seu software médico oferece informações relevantes a respeito da saúde do seu consultório?

Você sabe para onde vão todas as informações dos seus pacientes quando você registra os dados no prontuário? Onde você armazena tudo o que diz respeito à gestão interna da sua clínica?

Essas informações armazenadas pelo sistema, na maioria das vezes, não são utilizadas para absolutamente nada. Nem para a memória – como foi citado no terceiro item dessa lista – nem para o desenvolvimento de estatísticas que permitiriam uma visualização detalhada e ampla de como anda a administração do seu consultório.

Alguns dados podem gerar estatísticas muito relevantes – como dados demográficos, que te dão perfis de pacientes que mais te visitam -, e essas estatísticas podem te auxiliar na gestão. Através delas, você pode direcionar melhor seus investimentos em marketing e relacionamento, além de identificar falhas e gargalos na sua operação.

 

 

6) Você recebe gráficos e planilhas personalizados para você?

 

Gráficos e planilhas são ferramentas básicas para a gestão administrativa e o atendimento de pacientes em um consultório. Um bom software médico elimina a necessidade de procurar recursos em outros aplicativos, como o Excel e o Word.

Um software médico inteligente é autossuficiente, ou seja, ele mesmo dispõe todas as ferramentas que você precisa em um só lugar. Se você precisa abrir outros aplicativos para obter tais recursos, voltamos àquela máxima de sempre: menos tempo, mais gastos – menos satisfação e menos rendimento.

Um software ainda mais completo poderia disponibilizar gráficos e planilhas já personalizados com as informações que fazem sentido para você. Dados úteis são a chave para avaliar um bom software médico inteligente. Cada especialidade tem suas demandas específicas, e os gráficos e planilhas devem ser customizáveis para atender as exigências do seu consultório ou clínica.

 

7) Você pode cruzar dados no seu software médico?

 

Quando falamos em otimização de tempo e praticidade, estamos falando em eliminar o máximo de procedimentos manuais possíveis. Estamos falando de reduzir o tempo que você gasta indo atrás de informações que deveriam ser disponibilizadas prontamente para você.

Se essas informações aparecem de forma automática no momento certo, fica mais fácil desenvolver raciocínios, acelerando a descoberta de um diagnóstico, por exemplo.

Tudo isso acarreta mudanças substanciais para o seu consultório. Quanto mais tempo você economiza, mais tempo terá para se dedicar ao paciente que está atendendo, e mais tempo livre você terá, eventualmente. A sua qualidade de vida reflete em todos os aspectos da sua profissão: a relação com os pacientes e funcionários, o seu desempenho e a sua performance profissional, o rendimento e a produtividade do seu consultório, etc.

Aumentando a média de satisfação dos seus pacientes, a chance de fidelizá-los é ainda maior. E você sabe, fidelização é essencial para o sucesso do seu consultório ou clínica.

Um recado para você:

Se você respondeu “não” para alguns dos itens dessa lista…

Se a sua resposta foi negativa para algumas das perguntas relacionadas ao seu software médico por aqui, isso significa que você precisa reavaliar o sistema que utiliza, agora mesmo!

Significa também que você precisa conhecer um pouco mais sobre alguns recursos que realmente te interessam e que fariam toda a diferença para você e o seu consultório.

É importante que você saiba que só trocar a gestão em papel por um sistema eletrônico não é o suficiente, você PRECISA de um software médico inteligente!

Vale a pena reconsiderar o sistema que você utiliza atualmente se ele não possui os recursos listados nos itens acima, e até outros que nós não citamos, mas que você já sentiu falta no seu dia a dia.

Tomar essa decisão não é tarefa fácil, exige paciência e pesquisa. Por isso, hoje eu venho te convidar para conhecer um pouco mais sobre o iMedicina, o nosso novo conceito de software médico! Clique aqui para ficar por dentro de todas as novidades sobre a nossa solução! Quem sabe você decide se juntar a nós nessa jornada?