Tudo o que você precisa saber sobre agendamento eletrônico

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Você sabia que a maior parte das reclamações contra instituições de saúde, de modo geral, são feitas por causa de mau atendimento, falta de informação (ou informações dadas de maneira errada) ou pelo extenso tempo de espera no telefone para poder agendar um atendimento? Essa informação faz com que seja até curioso perceber que, em plena era da informação, muitos médicos ainda insistem em realizar as marcações de maneira manual.

Talvez a dúvida que surja seja em relação às reais vantagens do sistema em relação ao método já conhecido da caneta e do papel. Afinal, nós sabemos que a agenda de um médico é uma das principais ferramentas que ele utiliza ao longo da carreira.

O agendamento online é mesmo melhor do que o usual?

De maneira simples, o agendamento eletrônico se baseia num sistema eletrônico que oferece a oportunidade do paciente marcar sua própria consulta. Afinal, por que não permitir que o paciente faça seu próprio agendamento? Ele acessa, assim, o sistema oferecido pela clínica para combinar o dia e o horário para a consulta. Essa data é flexível ao paciente, pois é ele quem decide o momento para ser atendido.

Outra característica importante dessa ferramenta é a integração com outras informações do consultório. O sistema armazena os dados fornecidos pelo paciente, que podem ser necessários em outros momentos durante sua visita à clínica, como preparação de receituários médicos, emissão de guias e prontuários, entre outros. Esse histórico de registros fica arquivado na base digital do sistema eletrônico, que facilita o acesso a procedimentos posteriores.

Uma das grandes desvantagens do sistema de “papel e caneta” é que o atendente acaba gastando tempo demais com a marcação de consultas, pois precisa estar sempre no telefone e não consegue dar a atenção que o paciente, presente ali na sala de espera, precisa. Com o agendamento eletrônico, o recepcionista consegue fazer outras coisas, desafogando suas funções e permitindo uma eficiência maior em seu trabalho.

Quais os benefícios do agendamento eletrônico para o meu consultório médico?

Outro benefício que o agendamento eletrônico traz é, desta vez, para o paciente. Assim como nós, os pacientes também trabalham muito e não têm tempo de sobra para ficar esperando no telefone até alguém atender, e muitas vezes o único horário que ele tem disponível para ligar é fora do seu horário de atendimento. O agendamento eletrônico ajuda na resolução deste problema de maneira muito eficiente. Assim, o paciente consegue marcar a consulta dele 24 horas por dia, 7 dias por semana, o que o deixa feliz por conseguir resolver os problemas em seu próprio tempo e te deixa feliz por aumentar o número de marcações, diminuindo os buracos na agenda. Bom, né?

E que tal se eu te disser que o agendamento online pode te ajudar a diminuir as faltas? O paciente, ao marcar sua própria consulta, tem plena certeza do dia e do horário em que o atendimento acontecerá, sem correr o risco de se enganar ou ser mal informado por falhas na chamada telefônica. É comprovado: os pacientes que agendam sua consulta pela internet faltam muito menos do que os clientes que realizam o contato pelo telefone.

Sistemas com essa funcionalidade, como o iMedicina, podem te ajudar a aumentar a taxa de comparecimento nas consultas através de fluxos de automação. Quando a marcação é aceita, o cliente entra em um fluxo de automação, que envia ao paciente um e-mail, relembrando-o da consulta alguns dias antes.

iMedicina agendamento eletrônico

Quais os erros mais cometidos na implementação de um novo sistema?

Acredito que, à esta altura, as vantagens de implementar a funcionalidade de agendamento eletrônico já ficaram claras. O próximo passo é, então, implementar as mudanças. Para garantir que esta transição seja tranquila, antes mesmo de te explicar quais características são essenciais para um bom sistema de agendamento online, vamos listar os erros mais comuns do processo para que você já os evite. Vamos lá?

Falta de integração com o agendamento telefônico ou físico. Separar a grade online do agendamento presencial ou telefônico meio que acaba com as vantagens citadas acima. Afinal, os funcionários vão perder um tempo danado tendo que checar diversos lugares antes de poder confirmar determinado cliente. Isso aumenta as chances de erro, aumenta a chance de o paciente ficar irritado e ainda diminui a produtividade da equipe.

Confundir formulário de contato do site com agendamento online. Diversos sites possuem formulários de contato, em que o paciente pode enviar mensagens, inclusive solicitando uma marcação de consulta. Isso não é agendamento eletrônico. O agendamento eletrônico precisa, impreterivelmente, ser integrado à uma agenda online. Ele precisa ser virtual e automático, deixando ao profissional apenas o trabalho de um clique: confirmar a marcação. Se você precisa ler uma mensagem e ir pessoalmente, em qualquer agenda que seja, colocar as informações do paciente para reservar determinado horário, isso não é agendamento eletrônico.

Não integrar o agendamento com a gestão geral do consultório. Existem MUITAS soluções eletrônicas de agendamento de consultas disponíveis no mercado hoje em dia. O problema está no fato de que muitas delas não conversam com os sistemas de gestão de gerenciamento dos consultórios ou clínicas. O problema de optar por uma ferramenta desse tipo é que ela pode tornar toda a iniciativa inócua.

O que um bom sistema de agendamento eletrônico precisa ter?

Agora que já sabemos quais erros evitar, vamos às características de um bom sistema de agendamento eletrônico? As informações a seguir são baseadas nas experiências de diversos de vocês e, é claro, na nossa também.

Praticidade e flexibilidade

O seu sistema de agendamento deve ser capaz de otimizar ao máximo o tempo gasto para organizar os compromissos cotidianos. Para isso acontecer, o seu sistema deve ser confiável.

Isso quer dizer que seu sistema deve ser prático: você não deve precisar gastar muitos cliques e nem muito tempo para conseguir atender às demandas de organização da sua clínica ou consultório. Seu sistema de agendamento eletrônico deve oferecer a você a possibilidade de organizar tudo em poucos cliques, não importando a quantidade de consultas diárias registradas nele.

Por isso, evite os softwares com menus escondidos, procedimentos complicados ou necessidade de conhecimentos avançados em informática: seu sistema deve oferecer uma interface limpa, simples e otimizada, que possa ser utilizada de forma eficiente, seja por você, seja por sua secretária que tem dez anos de experiência ou pelo estagiário que chegou há duas semanas.

Integração e personalização no agendamento eletrônico

É muito importante também que seu sistema ofereça possibilidades reais de personalização.

Cada consultório tem características próprias relacionadas ao porte e ao público-alvo, por exemplo, e o sistema de agendamento deve ser capaz de comportar todas as particularidades do seu negócio, para otimizar o atendimento e gerar clientes mais satisfeitos.

Por isso, é importante que você seja capaz de criar quantos turnos forem necessários para o seu atendimento, e também é bom que o sistema te ofereça múltiplas possibilidades de visualização (diária, semanal e mensal) e que ele permita que o horário e duração de qualquer compromisso seja alterado. Esses são recursos indispensáveis para que seu sistema de agendamento eletrônico faça valer o investimento feito.

Outro fator importante a ser levado em conta são as possibilidades de integração do seu sistema: o que mais ele oferece além de agendamento de compromissos? Um sistema de agendamento eletrônico ideal também deve permitir que você use esses dados para traçar melhores estratégias de relacionamento com o cliente.

Já pensou em quanto tempo você economizaria e quais resultados você conseguiria alcançar se pudesse usar os dados colhidos nos agendamentos para aperfeiçoar o relacionamento com os seus pacientes?

E aí? O que achou das nossas dicas? Ainda tem alguma dúvida? Deixe o seu comentário aqui. Vamos ficar felizes em te responder.