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Imagine a seguinte cena:
sexta-feira… Depois de uma semana inteira de trabalho, agenda cheia e poucas faltas…
Você acabou de sair super cansado do seu consultório (ou de qualquer outro local de atendimento). Entretanto, você está satisfeito: algo como uma “sensação de dever cumprido”. E, como é sexta-feira, é dia de se desligar um pouquinho e curtir a vida!
Tudo já está passando pela sua cabeça: Você vai chegar em casa, tomar um banho, pegar o carro e ir para o seu restaurante favorito. Já imagina até o que vai pedir: o Malbec Argentino de sempre e o risoto de açafrão com o tornedor mal passado… Tudo para fechar a semana com chave de ouro!
E assim você o faz.
Vai para o restaurante. Mas, chegando lá, todas as mesas estão ocupadas. Lá se vão 15 minutos esperando uma vaga… Mas ela chega!
Você, então, se encaminha para a sua mesa, pede o menu e já está pronto para fazer o seu pedido, mas… o garçom parece que simplesmente se esqueceu da sua mesa!
Você olha no relógio, ansioso. 10 minutos se passaram e nada do garçom. Mais 20 minutos e nem sinal dele. Você levanta a mão e começa a persegui-lo com os olhos até surtir efeito. E, então, finalmente ele te atende!
Você faz o pedido do vinho, como havia imaginado antes de sair de casa. Espera mais 5 minutos e ele está servido. Você aproveita a vinda do garçom e pede, também, a entrada.
Após 20 minutos de espera, você, já um pouco agitado, cobra do garçom o seu pedido. Ele te diz que, como é uma entrada que sai pouco, ela precisa ser montada pelo chef e costuma demorar um pouquinho… mas aparentemente está tudo certo, no prazo.
12 minutos depois, ela chega. Você aproveita e pede o prato principal.
Após 35 minutos, muita paciência e todos os assuntos já finalizados, finalmente, o seu prato chega. Você releva a sua insatisfação, afinal, é sexta-feira! E aproveita uma ótima refeição!
Para finalizar, você espera mais 13 minutos até a sua conta chegar.
No total, foram 2 horas de tempo perdido. E você sai extremamente revoltado, achando um absurdo todo esse tempo perdido à toa, depois de uma semana inteira de trabalho.
2 horas: Tempo perdido. E a terrível sensação de que ele nunca mais vai voltar… E o seu restaurante, antes favorito, se torna apenas “mais um restaurante”.
E sabe o que é o engraçado dessa história toda?
É que, entre uma consulta e outra, uma falta e outra… entre um agendamento mal feito e um buraco ou outro na agenda, reflita: só naquela semana, você ficou quase 6 horas ocioso no seu consultório: esperando pelo seu próximo garçom (ops, paciente).
E de onde tiramos essa informação? De pesquisas que fizemos aqui com os nossos leitores! Essa foi a média de ociosidade semanal que encontramos por aqui.
Ok. Mas o que uma coisa tem a ver com a outra?
Não… Eu não fiquei maluco, rsrs. Pensativo, talvez, seja a palavra mais correta.
Há alguns dias, estamos fazendo reformulações aqui no C2.0 e certas coisas me chamaram muito a atenção. Estamos conversando bastante essa semana sobre processos, organização e tarefas. E quando esse é o assunto, não podemos deixar de lado as métricas.
E uma das grandes métricas que é muito importante para qualquer empresa (como o nosso consultório) é a produtividade e o aproveitamento do tempo. E foi isso o que me deixou muito pensativo.
Se nós somássemos essas 6h/semana, ao longo de um ano teríamos um total de 13 dias inteiros assentados em nossa cadeira, esperando pelo próximo paciente.
Imagine o quanto você poderia fazer nesse tempo?
Quantas idas à academia, quantas aulas de francês, quantos episódios de House of Cards? Por que a perda de tempo livre incomoda mais as pessoas do que a perda de tempo por ociosidade?
Gerenciamento de tempo é fundamental para que você consiga manter o seu trabalho tão satisfatório quanto o seu período de lazer. E é justamente esse o ponto do assunto que preparei para você hoje!
Do restaurante ao consultório
Para um consultório médico, a rotina se torna um caos quando a gestão de tempo não é bem executada. O reflexo de tal situação são salas de espera cheias de pacientes, que certamente não se sentem nada satisfeitos com a demora dos atendimentos. Consultas, cirurgias, urgências e exames exigem que a gestão de tempo dentro de um consultório seja questão de prioridade. E existem algumas técnicas e hábitos que podem ajudar seu consultório a manter um bom fluxo de trabalho e a otimizar a produtividade.
Por que fazer gestão de tempo?
A organização interfere diretamente no bom andamento das atividades diárias de um consultório. É muito comum que ocorram atrasos nos atendimentos a pacientes e que a fila da sala de espera acabe crescendo mais do que o previsto. Atrasos acontecem em qualquer lugar, e na rotina de um profissional médico não seria diferente. No entanto, a maioria das demoras não ocorre por negligência ou por falta de respeito aos pacientes, mas por falta de planejamento e organização do tempo.
A gestão de tempo é essencial no dia a dia de um consultório médico. Para profissionais médicos experientes, que já possuem uma estimativa aproximada de quanto tempo dedicar a cada paciente, o controle se torna mais fácil. Já para aqueles recém-formados, o ideal é realizar uma média e saber quanto tempo é transcorrido para cada paciente ser atendido. Isso evita que marcações de consultas sejam feitas e o horário não seja cumprido.
O tempo disponibilizado para cada paciente depende de cada caso e varia entre as especialidades. Em geral, trabalha-se com uma janela de 15 a 30 minutos para cada atendimento, mas tudo depende do tipo de consulta, especialização e fluxo diário de consultas.
Use a tecnologia a seu favor
Sim, a tecnologia é uma grande aliada da área médica. Uma forma de otimizar o tempo e aumentar a produtividade é aderir aos softwares e aplicativos na gestão de tempo.
Um bom exemplo é o aplicativo Evernote. Nele o médico pode controlar seus compromissos profissionais e encaixar seus compromissos pessoais que às vezes se tornam difíceis de ser realizados. É possível criar blocos de notas com nomes de pessoas específicas e controlar compromissos futuros, sendo uma boa maneira de organizar o tempo e não deixar o lazer de lado.
Outro importante aplicativo para os consultórios médicos é o Smartr, um gerenciador de contatos (contatos espalhados em várias agendas, contas de e-mail, redes sociais e dispositivos móveis). O Smartr coloca todas as informações das pessoas em um só lugar. Ideal para consultórios, o app integra o contato de todos os pacientes, que além do número do telefone também mostra o histórico de integrações, e-mail, contatos em comum, entre tantas outras facilidades.
Para médicos que possuem uma agenda bastante atarefada, o Free Time é ideal. Ao contrário de uma agenda, o app analise os horários dos compromissos, dando ênfase aos horários livres. É ideal para quem quer se programar, mas não conseguem ter controle da própria agenda.
Delegue as tarefas
Para que não haja acúmulo de tarefas no dia a dia de um consultório médico, é essencial delegar funções. Você, médico, pode ser o dono do seu negócio, mas dificilmente vai conseguir fazer tudo por conta própria. Gestão de tempo também significa delegar tarefas e evitar que funções se acumulem.
A sugestão é selecionar profissionais capacitados, que possam cuidar da sua agenda com eficiência. Um administrador ou contador para questões de finanças e profissionais para ajudar nas tarefas de rotina, como secretárias, são uma ótima escolha para economizar tempo.
Que tal conferir uma outra dica de leitura extremamente importante e facilmente aplicada a rotina do seu consultório, “5 estratégias de comunicação fundamentais para sua clínica”?
