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Em um consultório médico, os profissionais são procurados para diagnósticos, exames e consultas de rotina, mas sabemos bem que o atendimento ao paciente vai muito além desses contatos. Desde o momento da ligação para marcar uma consulta até à recepção na sala de espera, são diversos os fatores que influenciam na satisfação dos pacientes.
É fundamental investir para garantir uma boa experiência em seu consultório, não só para assegurar que seus pacientes voltem a se consultar com você, mas também para que te indiquem aos amigos e familiares. Confira algumas dicas para melhorar o atendimento no seu consultório no nosso post de hoje!
Capacite suas secretárias
O primeiro contato que um paciente tem com o seu consultório é por intermédio da sua secretária, ao ligar para pedir informações e/ou marcar uma consulta. É essencial que essa função seja desempenhada por uma pessoa treinada, que saiba atender bem seus antigos pacientes e tirar as dúvidas e atrair os novos pacientes que ligam pela primeira vez. Esteja em sintonia com a sua secretária, ela é a sua representante para os pacientes.
Depois de atender o telefone, sua secretária é quem receberá seus pacientes na sala de espera, se você não tiver outro funcionário para isso. Alinhe com a pessoa responsável pela recepção o que são boas práticas de atendimento para você, e estabeleça quais são os protocolos para receber e acomodar os pacientes. Discuta também condutas adequadas para lidar com pacientes problemáticos ou eventuais crises.
Recepção e sala de espera
Falando em sala de espera, é importante que os pacientes encontrem um espaço confortável, arrumado e limpo para esperar pelas consultas e exames. Invista em móveis de qualidade e cores que harmonizem entre si e passem a sensação de um espaço amplo e organizado. Ventiladores e ar condicionados são indispensáveis para manter o ambiente agradável, desde que configurados em uma temperatura adequada e que não atrapalhem os pacientes ou funcionários.
Deixe sempre alguns passatempos para seus pacientes enquanto esperam: revistas, wi-fi liberado, TV em canais de programação interessante e até folhetos informativos da sua especialidade. Se você atender crianças, é um diferencial oferecer um espaço com materiais para desenhar e colorir, ou brinquedos que as mantenham entretidas, uma vez que crianças costumam ser impacientes e se cansam fácil. Assim, você ajuda os pais e ainda melhora a qualidade da consulta, já que crianças de bom humor oferecem menos resistência a exames e procedimentos.
Disponibilizar água, suco e petiscos leves são outro diferencial que podem tornar a espera mais agradável.
Pesquisas de satisfação
Mantenha um canal de comunicação sempre aberto, para que os pacientes possam dar feedbacks sobre a atuação da sua secretária, sobre a organização e limpeza do espaço, e até deixar sugestões para você oferecer uma experiência mais completa e satisfatória no consultório.
Você pode fazer isso de forma automatizada, por meio de e-mails enviados após a consulta, ou pode distribuir formulários na própria sala de espera. Outra forma eficaz é conversar com seus pacientes no primeiro momento da consulta, e ouvir diretamente deles as queixas e elogios.
Mais dicas para melhorar o atendimento
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