Gestão do consultório: aspectos a considerar antes de contratar uma secretária

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Contratar uma secretária é um passo importante para a boa gestão do consultório. Ao começarmos nosso próprio consultório, existem um zilhão de coisas das quais precisamos cuidar e organizar. Quando começamos nosso próprio consultório, existem milhões de coisas que precisamos organizar. Por causa desse enumerado de tarefas, algumas vezes acabamos por não dar atenção para algumas dessas escolhas, sem perceber no quanto elas irão influenciar o futuro do nosso negócio.

Uma parte importante dessas decisões é a seleção da equipe que irá trabalhar conosco. Uma boa equipe irá te ajudar além da recepção e marcação de consultas. Bons funcionários irão te ajudar, acima de tudo, na percepção que os seus pacientes têm e terão de você. Afinal, o atendimento começa na sala de espera.

Dito isso, é importante que a gente preste atenção em alguns detalhes importantes. Por isso, listamos a seguir…

…2 coisas, muito importantes, a considerar antes de contratar uma secretária:

Os gastos

Saber o quanto custa contratar um novo colaborador é parte imprescindível do processo. Antes de contratar uma secretária, é preciso levar em conta os gastos que ter um funcionário, de acordo com as normas da Consolidação das Leis do Trabalho. Como exemplo, vamos usar um salário fictício de R$ 1500 e as normas do Regime Tributário do Simples Nacional, ok?

Os direitos do trabalhador são:

  • FGTS;
  • INSS;
  • Férias (valor integral + ⅓);
  • 13º salário;
  • Vale-transporte;
  • Vale-refeição (opcional).

Além disso, o empregador também deve contar com os gastos referentes ao imposto de renda.

Vamos pensar em números, agora. Lembrando que a nossa conta é com base em um salário de R$1500. Confira:

  • FGTS: 8% do salário mensal (R$1500) = R$120;
  • Férias: valor integral = R$1500;
  • ⅓ de férias: salário dividido por 3 = R$ 500;
  • 13º salário = R$1500;
  • Vale-transporte: digamos que a passagem seja R$4, e o trabalhador só precise de 1 ônibus para ir e outro para voltar e o mês tenha 22 dias úteis = R$ 176
  • Vale-refeição: digamos que o valor diária seja de R$15 e o mês tenha 22 dias úteis = R$ 330.

Alguns destes gastos são mensais e outros são anuais. Por isso, para calcular o gasto mensal de um funcionário, é preciso fazer a seguinte conta:

Salário + [(férias +⅓ de férias + 13º salário)/ 12] + benefícios mensais – descontos

Existem algumas deduções que são permitidas e previstas em Lei. É o caso do desconto do INSS e de parte do que é gasto com vale-transporte:

  • INSS: Para salários até R$1556,94 o desconto é de 8% do valor do salário. Salários entre 1556,95 e 2594,92 têm descontados 9% do seu valor integral, e por aí vai. Você pode conferir os valores atualizados de todas as faixas salariais, aqui.
  • Vale-transporte: o valor que pode ser descontado do salário base do empregado é de até 6%.

No caso da nossa secretária fictícia, a conta fica assim:

1500 + [(1500 + 500 + 1500) / 12] + 120 + 176 + 330 – 120 – 90 = R$ 2207,66

Ou seja. Uma secretária com salário de R$1500, custará para o seu negócio R$2207,66 por mês. Essa é uma conta base. Os gastos pode variar por número de dias úteis, benefícios oferecidos e outras tributações. Por isso, é preciso por na ponta do lápis todos os gastos que você terá, antes de decidir por contratar alguém para te ajudar.

2. O perfil

Analisar o perfil de seus candidatos é essencial para que a vaga seja preenchida corretamente. Por isso, leve o seu processo seletivo muito a sério. Pense que essa pessoa terá o contato inicial e final com os seus pacientes, por isso, terá uma parcela muito grande de responsabilidade na visão que os seus pacientes terão do seu trabalho.

Por isso, existem alguns requisitos muito importantes que você deve levar em consideração.

Vamos falar de alguns deles por aqui.

Saber atender bem

Mais do que cuidar da agenda, a secretária irá lidar diretamente com os pacientes. Por isso, é imprescindível que essa pessoa goste de pessoas, seja empática, atenciosa e prestativa. Simpatia e bom humor são características importantes também.

Ao conversar com seus candidatos, preste atenção em detalhes como: eles olham no olho ou desviam o olhar? Se importam em ouvir? Dão respostas atenciosas? Prestam atenção nos detalhes? Estes são detalhes que ajudarão a perceber se o candidato tem um perfil de quem gosta e se importa com pessoas.

Ser curioso e proativo

Essas duas características andam juntas e são muito importantes para quem lida com pessoas no cotidiano do trabalho. Valorize quem está sempre em busca de maneiras eficientes de fazer o trabalho, procurando novos métodos e testando possibilidades.

Incentive isso na sua equipe. Evite, a todo custo, que as rotinas deixem as pessoas acomodadas.

Ter bons conhecimentos da língua portuguesa e saber se expressar bem

Saber se expressar corretamente é um ponto de extrema importância no atendimento ao cliente. Principalmente quando se fala ao telefone e por e-mail. A secretária é o intermediário entre você e os pacientes. Ela deve ter jogo de cintura para saber mediar falhas na comunicação, eventuais atrasos e erros de agenda. Além disso, e já falamos isso antes, ela será porta-voz do seu negócio. Tenha em mente a maneira como você será representado ao fazer a escolha do profissional que te acompanhará.

Ter afinidade com tecnologia

Para que os seus processos sejam automatizados e eficientes, não tem como fugir da tecnologia. É imprescindível que sua secretária tenha afinidade com computadores e uso de softwares para que ela consiga te ajudar plenamente.

É claro que, tudo pode ser aprendido. Mas tenha certeza de que, caso a pessoa escolhida não saiba muito bem sobre informática, que ela tenha disposição para aprender. Softwares de gestão, como o iMedicina, oferecem treinamentos bem completos para secretárias.

Organização, asseio, pontualidade e outras coisas mais

Essas são, geralmente, características pessoais dos indivíduos. Por isso, vale ficar atento. Quando encontramos uma secretária de quem gostamos, costumamos deixar muitas coisas sob seu controle. Por isso, é importante que se tenha confiança na pessoa. Confiança, a princípio é uma questão de feeling, não tem jeito. Não temos como saber se alguém é confiável, de fato, ou não antes de termos tempo para lidar com ela. Por isso, é importante que, no fim de tudo, você siga aquela sua voz interna que te diz para seguir por um caminho ao invés de outro.

Estes foram 2 tópicos (que se desdobraram em mais uns tantos) extremamente importantes que você deve considerar antes de contratar uma secretária. Acompanhe o nosso blog para ter mais dicas sobre gestão de consultórios, marketing médico e dicas de carreira. Ficou com alguma dúvida? Deixe nos comentários que iremos adorar conversar com você.