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Não importa se você é o melhor especialista na sua região, ou até mesmo no Brasil inteiro, a primeira impressão que os seus pacientes terão do seu atendimento não tem nada a ver com você! Por isso, investir no profissional que recepciona e agenda as consultas (como um curso de recepcionista, ou secretaria, por exemplo) é algo que te trará um benefício extremo.
(Quer melhorar a experiência do paciente no seu consultório? Fale com um de nossos consultores!)
Assim como nós fazemos cursos e participamos de congressos para estarmos sempre atualizados e prestando o melhor serviço possível, é importante que proporcionemos as mesmas oportunidades aos profissionais que trabalham conosco.
Se a sua equipe ainda não atingiu a qualidade de atendimento que você acredita ser compatível com a sua, não preciso te dar muitos motivos para investir em um curso de recepcionista, mas mesmo que você já tenha um ótimo profissional, a reciclagem e a atualização são sempre bem-vindas.
Qualidades que todo recepcionista de consultório PRECISA ter
Boa fluência verbal e conhecimentos de gramática
Se a recepção é a porta de entrada do seu consultório, o profissional que trabalha lá, sem sombra de dúvidas, deve saber como se comunicar de maneira efetiva, evitando gargalos no atendimento.
Boa apresentação pessoal
Ser recebido por alguém de roupa amassada, cabelo bagunçado e sem asseio por si mesmo é um péssimo precedente. O uso de uniforme não é obrigatório mas é, muitas vezes, um jeito muito simples de garantir uma aparência profissional e igualitária a todos os funcionários.
Ter jogo de cintura
Imprevistos acontecem por todos os lados e todo mundo está sujeito a eles, por isso é muito importante que o recepcionista saiba lidar, de maneira educada e eficaz, com eventuais atrasos nas consultas, com pacientes mal educados e etc.
Ser digital
Ou pelo menos um pouco. Saber usar o software de sistema médico, fazer e checar o agendamento eletrônico, dentre outras coisas, é fundamental.
Cordialidade
Ser cortês é o mínimo que esperamos de quem trabalha com atendimento ao público. Principalmente quando esta pessoa representa o nosso nome e a nossa marca.
Organização
Por último, mas não menos importante: Ser organizado. Essa é uma característica importante para qualquer um de nós, mas se você quer evitar dores de cabeça desnecessárias no seu dia a dia, tenha um sistema de recepção organizado.
Curso de recepcionista
Cursos tradicionais para a formação de recepcionistas geralmente incluem em sua grade curricular assuntos como os que seguem:
- Perfil Ideal do Recepcionista
- Marketing Pessoal
- Etiqueta Social
- Ética Profissional
- O Arquivo
- Comunicação
- Relacionamento Intrapessoal e Interpessoal
- Atendimento ao Cliente
- Qualidade de Atendimento ao Público
- Atendimento Telefônico
- Introdução à administração
- Relações interpessoais
- Gerenciamento do trabalho
- Noções de apoio administrativo
Existem vários tipos de opções de cursos capacitadores para recepcionistas, dos gratuitos aos pagos, dos virtuais aos presenciais e para os diversos níveis de profissionais também. Vamos citar aqui, algumas opções:
- O Senac está presente em mais de 2200 municípios por todo o Brasil e oferece cursos profissionalizantes e capacitadores para diversos ramos profissionais.
- Este curso online e gratuito, apesar de básico, oferece um panorama da profissão e gera um certificado de 35 horas.
Além dos cursos que ensinam os deveres e requisitos da profissão, é interessante proporcionar aos seus funcionários a oportunidade de descobrir e potencializar habilidades que se tornarão o diferencial no atendimento geral da sua clínica.
Potencializando habilidades
Muitas vezes, não é necessário ir muito longe para encontrar materiais ricos para o estudo. Existem diversas formas de aprender sem precisar ir a uma instituição de ensino. Com o auxílio da internet, muito conhecimento pode ser agregado com uma facilidade enorme.
Organização
Existem profissionais que se dedicam exclusivamente a organizar a vida de outras pessoas, os personal organizers. Muitas vezes, esses profissionais oferecem cursos e palestras sobre maneiras eficientes de organizar o espaço de trabalho e o tempo, ajudando as pessoas a serem mais produtivas e eficazes em seus trabalhos.
Informática
Para trabalhar com o agendamento online e todas as outras facilidades que um software de gerenciamento para clínicas e consultórios (como o iMedicina) fornece, é necessário ter um conhecimento básico sobre computadores. Por isso, se o seu recepcionista é uma pessoa que não tem tanta familiaridade com o assunto, um curso simples de informática já resolve.
Microsoft Excel
De todo o pacote office, este programa é, provavelmente, o que as pessoas têm mais dificuldades em trabalhar. Isso porque ele traz uma vasta gama de diferentes fórmulas que auxiliam desde o financeiro até em questões do cotidiano, como estoque de produtos, por exemplo. Ter noções de Excel ajuda e muito na organização do seu negócio, e confiar que você pode deixar isso por conta de alguém, te proporciona tranquilidade e foco para o que importa, cuidar dos seus pacientes.
Marketing de Relacionamento
O Marketing de Relacionamento aplicado à saúde é uma estratégia que estabelece um relacionamento pessoal com cada paciente, no pré e pós consulta, garantindo que o paciente saia do seu consultório com a melhor impressão possível. Um bom começo é este artigo sobre marketing de relacionamento publicado no iMedicina.
Além dos cursos de recepcionista e estes outros que facilitam o bom andamento da sua clínica (e são uma forma de valorização, investimento e reconhecimento para a sua equipe), existem outras pequenas coisas que, no dia a dia e com interesse, você mesmo pode ensinar aos seus funcionários. Pequenas noções de etiqueta, ou quem sabe palavras do vocabulário médico, que facilitarão a rotina deles, ou até mesmo indicações de livros, filmes e músicas são alguns exemplos. Compartilhar um pouco de você faz com que o outro consiga ser um melhor reflexo seu e também representar melhor quem você é.
Nós, do Consultório 2.0 e do iMedicina, preparamos um Guia para Treinamento de Secretárias, que pode te ajudar a definir o melhor caminho a ser traçado neste caminho de qualificação e conhecimento para os seus funcionários. Baixe o Guia de maneira gratuita aqui.
