Gestão de Clínicas e Consultórios em 4 Passos Simples

Tempo de leitura: 12 minutos

Sabemos que você é um ótimo profissional da sua área e que o atendimento na sua clínica ou consultório é de excelência. Até aí não há o que questionar! Afinal, foram muitos anos de estudo e dedicação total a essa profissão. Mas parece que algo está sempre te impedindo de ir para frente, de chegar aonde você deseja. 

É aí que você percebe que a maioria das pessoas pensa que profissionais da área da saúde não têm que se preocupar com mais nada depois que abrem seus próprios consultórios ou clínicas. É como se, a partir da formatura, todo o caminho estivesse completamente aberto para você: uma longa e maravilhosa estrada cheia de flores e vazia de obstáculos, mas que dessas coisas não tem quase nada.

Aliás, no início, são mais obstáculos do que recompensas e o atendimento de excelência não é o suficiente para manter a clínica nos patamares que você sonha. Sua equipe é excelente, mas falta alguma coisa…

É nesse momento que a falta de atenção à gestão parece gritar. Não porque você seja descuidado ou algo do tipo, mas porque a faculdade de Medicina não te ensinou a ser um empreendedor ou um gerente.

Gerir não significa delegar tarefas e ações aos seus funcionários e deixar por isso mesmo. Gestão de clínica se trata de acompanhar, avaliar e se posicionar frente aos obstáculos que aparecem na clínica em nível estratégico, técnico, administrativo e financeiro.

É muita coisa, eu sei! E você ainda tem que atender os pacientes do dia. Mas quem falou que seria fácil?

Fácil não é. Mas pode ser bem menos difícil… A gestão de clínicas e consultórios é, com certeza, algo que exige atenção e tempo, além, é claro, de algum conhecimento mais técnico. E é por isso que este artigo nasceu. Para te ajudar com passos simples a alcançar uma gestão eficaz e próspera, onde você consiga atingir seus objetivos profissionais e financeiros (quem sabe, parar de fazer aqueles plantões? Ou sair daquela clínica que te paga mal?).

Vamos lá?

1.Organize a Gestão de Pessoas

Nada é perfeito. Não importa o quanto a gente trabalhe duro para fazer as coisas saírem da melhor maneira, sempre acabamos encontrando algumas pedras no caminho, não é?

Não há nada tão ruim para a gestão de clínicas e consultórios quanto uma equipe que não sabe seguir ordens, que trabalha de forma confusa e relaxada, e que com isso, torna o seu trabalho como administrador muitas vezes mais difícil. Esse é um problema que não é tão incomum assim, infelizmente, e você sabe disso, não é? Diversas vezes temos que lidar com funcionários que acabam afetando a eficiência da clínica, e a pergunta que fica aqui é: o que podemos fazer?

Vamos falar então de algumas atitudes que podem ser adotadas para evitar este tipo de situação.

Escolha uma boa equipe

Bom, a verdade é que esse problema pode ser evitado logo no princípio se você se dedicar bastante para encontrar uma equipe perfeita! E quando digo perfeita, quero dizer perfeita para trabalhar com você. Os melhores profissionais, não só de currículo, mas que se adequem bem à sua proposta e que entendam o que você quer para o futuro do seu consultório.

Não sabe ao certo como fazer para escolher os funcionários ideais? Trazemos no artigo “Como contratar a recepcionista clínica ideal” um compilado de informações para te ajudar no processo de contratação de recepcionistas, secretárias e, na real, de qualquer funcionário que você esteja precisando. Clique aqui para ler.

Confiança é o mais importante na gestão de clínicas e consultórios

Esse é, com certeza, o ponto mais importante quando o assunto é sua equipe médica (e de servidores em geral). Para que a gestão de clínicas e consultórios funcione bem, é preciso que exista uma relação de confiança entre você e seus funcionários.

Eles precisam, tanto quanto você, ser honestos e abertos quanto às suas dúvidas, problemas, ideias, acertos e erros, só assim você consegue administrar bem o seu consultório.

Saiba delegar tarefas

Algumas vezes acabamos cometendo o erro de tentar fazer todo o trabalho nós mesmos, mas isso quase sempre acaba mal. Se você confia em seus funcionários, não tem motivo para não os deixar encarregados de pequenas tarefas que podem sair de suas mãos, te liberando assim para cuidar de coisas que precisem mais da sua presença.

Delegar tarefas parece um pequeno passo, mas é uma atitude que pode melhorar e muito a gestão de consultórios e clínicas. Este porém é um problema que, muitas vezes, está mais com o gestor do que com a equipe. Bons funcionários estão sempre ansiosos por novos desafios e responsabilidades, por isso, se você é do tipo de patrão que não sabe dividir, está na hora de aprender.

Lidar com pessoas exige, sempre, boa vontade, jogo de cintura e empatia. Por isso, não se desespere e esteja disposto a aprender sempre.

2. Tenha uma Gestão Financeira sólida

Se você é o gestor do seu próprio negócio médico, manter as finanças em dia é, provavelmente, uma das coisas que você tem mais medo de dar errado. Afinal, nós sabemos que na correria do dia a dia cuidar das finanças da empresa pode acabar ficando em segundo plano ou passar a ser uma função delegada a outros profissionais. Te pedimos, não cometa esse erro! Para conquistar mais clientes e manter o seu consultório sempre crescendo, é essencial otimizar a gestão financeira. Vamos aos passos para chegar lá?

Registre tudo

Tenha um Livro Caixa bem organizado! O Livro Caixa é uma ferramenta extremamente importante para todos os profissionais liberais e autônomos que precisam realizar a sua documentação para o imposto de renda. É nele que devem ser registrados todos os pagamentos e recebimentos no decorrer do mês. Além disso, ele também serve para o profissional deduzir algumas despesas fixas, como contas de consumo na área de trabalho, gastos com materiais utilizados em procedimentos, salário de funcionários, livros técnicos e pagamento de congressos.

É importante saber que a vantagem deste sistema é que quanto mais detalhado e específico for o seu fluxo de caixa, mais informações você terá a seu dispor na hora da tomada de decisões. Assim, você terá mais segurança ao definir, por exemplo, o corte de gastos e a hora de fazer novos investimentos

(Temos um e-book bem bacana sobre o assunto, já viu? Você pode encontrá-lo aqui)

Planeje o futuro

Projetar os gastos e os lucros do seu consultório é uma forma de planejar o futuro do seu empreendimento. Quando você faz uma estimativa de quanto vai gastar e, também, lucrar, consegue ter uma visão mais ampla do futuro da sua clínica ou consultório, perceber em que áreas estão as suas maiores despesas e o que pode ser uma forma de aumentar a receita do seu consultório.

Nesse sentido, um ponto importante da projeção é a criação de um fundo de emergência para gastos que não foram previstos — como um equipamento quebrado e a demissão de um funcionário.

Dedique-se ao assunto

Nós sabemos que Contabilidade e Administração não são no que você escolheu se formar, porém, é muito importante para o futuro do seu negócio, e o seu, que você invista no assunto. Seja investir tempo e esforço ou dinheiro para uma consultoria especializada resolver o problema para você, mas o fato é: dedicação e atenção são requeridas.

Foi pensando nisso que o e-book “Manual de Contabilidade para médicos” nasceu. Ele é fruto de uma parceria e traz um guia bem detalhado de informações sobre como funcionam as tributações e quais os modelos disponíveis; como controlar o caixa e ter uma estratégia de negócios, focando em conceitos essenciais para a gestão e outras informações extremamente importantes para o seu consultório ou clínica, como: precificação, amortização e depreciação (que são formas utilizadas para calcular o valor dos seus ativos). Baixe o livro de maneira gratuita, aqui!

3. Mantenha a Gestão do Tempo on check

Cuidar da gestão do tempo é algo que devemos nos atentar a fazer desde o início da carreira. Conciliar os plantões em hospitais com o atendimento no próprio consultório é algo que muitos profissionais precisam fazer durante certo tempo. Por isso, quando aprendemos a lidar com uma gestão de tempo eficiente logo no início de nossas carreiras, temos a tendência de manter esta organização do tempo funcionando depois desse período também.

Por isso, esta sessão será dividida em duas partes: gestão do tempo para quem faz dupla jornada e gestão do tempo apenas no consultório ou clínica. Vamos lá?

Gerindo o tempo na dupla jornada

Para conseguir dar conta de uma jornada dupla, cumprindo os seus compromissos e sem se matar, é essencial que você planeje a sua rotina. Dessa maneira, você consegue ver, de uma forma clara, quanto tempo você tem reservado e quanto tempo tem “livre”, para conseguir encaixar as consultas de uma maneira mais fácil.

Com tantos compromissos, é quase impossível confiar apenas na nossa memória. Para garantir que nada fique para trás, utiliza de agendas ou aplicativos para inserir seus compromissos. Caso você seja o tipo de pessoa que esquece até de olhar a agenda, uma dica legal é usar a agenda do celular e colocar alarmes para cada compromisso, evitando assim que eles passem despercebidos.

O segredo com a dupla jornada de trabalho é se prevenir e se organizar. O cansaço e a exaustão podem fazer grandes estragos, mesmo para as pessoas mais organizadas e com excelente memória.

Uma outra coisa interessante a se fazer é organizar o tempo que você tem entre os atendimentos, e também as tarefas que você tem no cotidiano, que se envolvem diretamente com a rotina de consultas, mas não envolvem o atendimento em si (como organizar a roupa de trabalho, o material que você leva consigo todos os dias, e até o que envolve a sua saúde, como alimentação e exercícios físicos). Se você consegue encaixar algumas dessas atividades no tempo de intervalo entre um atendimento e outro, você facilita a sua própria vida e ainda ganha mais tempo livre para relaxar e descansar.

Quer uma ajuda neste sentido? O Free Time é um aplicativo que, diferente de outros, foca no seu tempo livre, te ajudando a conseguir realizar algumas atividades que são um pouco mais complicadas de encaixar na agenda. Afinal, você merece uma vida!

Gerindo o tempo no consultório

A gestão de tempo é essencial no dia a dia de um consultório médico. E o resultado de uma gestão de tempo em consultório feita de maneira errada é visível, literalmente, desde a porta de entrada. Afinal, você sabe que sala de espera lotada não é necessariamente uma coisa boa. Exames, consultas, urgências e cirurgias exigem que a gestão de tempo dentro de um consultório seja questão de prioridade.

Para médicos experientes, que já possuem uma estimativa aproximada de quanto tempo dedicar a cada paciente, o controle se torna mais fácil. Já para aqueles recém-formados, o ideal é realizar uma média e saber quanto tempo é transcorrido para cada paciente ser atendido. Isso evita que marcações de consultas sejam feitas e o horário não seja cumprido.

Para te ajudar neste quesito, e já emendar com o próximo tópico, a melhor dica que eu posso te dar é ter um bom software que te ajude na gestão completa do seu consultório, te mostrando de forma clara os horários, com acesso fácil ao histórico do paciente e que, de quebra, te ajude a fidelizar os pacientes que você já tem, além de conquistar novos. Vamos ver mais sobre isso?

4. Utilize da Tecnologia para Ter uma Gestão Completa

A tecnologia é grande aliada em nosso trabalho e não deve ser ignorada! Já demos exemplos de ferramentas que não foram criadas para profissionais de saúde, mas que servem muito bem, porém basta uma olhada superficial no mercado para percebermos o quanto a expansão da tecnologia em Medicina é evidente.

Hoje em dia, as soluções médicas disponíveis não atuam somente como prontuários digitais, é possível utilizar serviços como o de agendamentos online, ou até mesmo criar o seu site e blog médico. Todas essas ferramentas só vão tornar o seu trabalho mais prático!

Gerir o consultório utilizando apenas papéis é extremamente difícil atualmente. O ideal é informatizar o seu empreendimento para centralizar todas as áreas do seu consultório em um só software de gestão e atendimento. Por isso, a dica é procurar por um serviço que possa te oferecer todas estas funcionalidades que ajude a centralizar os processos de gestão de clínicas e consultórios e te auxilie a ter uma visão completa e clara de tudo o que acontece no seu estabelecimento.

Gostou do nosso artigo e das dicas que trouxemos para você? Então não deixe de comentar para nos contar suas dúvidas e nós te responderemos em breve. Vamos manter contato?