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O acompanhamento de métricas não é uma atividade muito familiar para profissionais da área da saúde, principalmente porque clínicas e consultórios não são vistos como negócios, empreendimentos que precisam ser levados com olhar administrativo e gerencial.
É possível que alguns profissionais já acompanhem métricas no consultório, mesmo sem saber que os índices que segue têm esse nome. A princípio pode parecer bobagem para um profissional de saúde se preocupar com tendências e variáveis, mas acredite: métricas são fundamentais para o sucesso da gestão do seu consultório.
Acompanhando as métricas adequadas, você identifica novas oportunidades de investimento, pontos fortes e fracos da sua atuação, melhora sua produtividade e toma decisões baseadas em dados reais.
É preciso definir uma periodicidade de acompanhamento (semanal, mensal, a cada 2 meses) para que você possa ter parâmetros de comparação para saber se suas ações estão surtindo efeito na satisfação e captação de pacientes e em lucro para manter seu consultório aberto e funcionando.
Felizmente, os softwares mais modernos de gestão de clínicas e consultórios podem te ajudar nessa tarefa! Confira as métricas mais importantes para acompanhar e como você pode retirar esses indicadores do seu software!
Índice de churn (ou churn rate)
O índice de churn é uma métrica que ajuda a identificar a rotatividade ou evasão de clientes em um negócio. Ao medir a churn rate, você está sabendo exatamente quantos pacientes estão desistindo do seu serviço ao final de um período de tempo. Você pode analisar esses dados verificando, nas estatísticas do seu software, as taxas de faltas para consultas de retorno, por exemplo. Uma taxa baixa de retorno significa que algo está errado na sua primeira consulta.
A churn rate é a melhor métrica para você perceber que precisa mudar alguma coisa no seu serviço para poder voltar a reter seus pacientes e até mesmo conquistar novos. Você poderá explorar os problemas encontrados e procurar saídas para superá-los.
Custo para Aquisição de Clientes (CAC)
O CAC é uma outra métrica muito relevante para ser acompanhada. O CAC te ajuda a entender o quanto você está gastando de dinheiro para poder atrair um novo paciente para o seu consultório. Basta você analisar todos os seus custos relacionados com captação de pacientes, marketing do consultório e tempo de atendimento ao paciente e dividir pelo número total de pacientes que você atendeu durante aquele mesmo período. Todos esses dados podem ser obtidos em um software de gestão de qualidade: valor de investimentos em campanhas de marketing nas planilhas de gestão financeira e o tempo médio de consulta nas estatísticas.
Com esse número em mãos, é possível verificar se você está aumentando os gastos, mas obtendo retorno – se o número de pacientes também aumentou proporcionalmente.
Se o seu CAC se apresenta cada vez mais alto, você pode estar fazendo investimentos pouco eficientes na hora de captar novos pacientes. As alterações nos seus planos de ação podem ser desenvolvidas com a ajuda da análise desse indicador.
Customer Lifetime Value
LTV é uma sigla que significa Customer Lifetime Value, um indicador que lhe permite avaliar quanto do seu faturamento é obtido por um único cliente em um determinado tipo de tempo. Ele é calculado quando você soma o valor pago pelo paciente nos serviços oferecidos no consultório em um determinado período de tempo. A partir daí você consegue identificar qual perfil de paciente é mais rentável para o seu consultório, e compreende melhor quais públicos você atrai, podendo direcionar seus serviços para atender cada público com mais qualidade.
Na gestão financeira, softwares de segunda geração oferecem os valores individuais pagos por procedimento por pacientes particulares e convênios, inclusive de forma vinculada à agenda – a cada consulta encerrada, o financeiro já recebe automaticamente o valor correspondente aos procedimentos realizados no paciente, pagos por ele ou pelo convênio.
ROI ou retorno sobre investimento
O ROI é uma métrica muito popular no mundo do marketing e é um indicador de performance, que ajuda a avaliar a rentabilidade de um investimento. Com o ROI você consegue avaliar os gastos de uma ação de marketing, por exemplo, e o retorno financeiro que ela gerou, o número de pacientes que procuraram o seu serviço.
O ROI é uma métrica muito fácil de calcular e deve ser verificada ao final de qualquer ação feita no seu consultório, para que você possa saber se o investimento trouxe algum retorno financeiro ou, no mínimo, um feedback positivo. Todo e qualquer investimento que você faz na sua rotina de trabalho, por mais simples que seja, pode ser avaliado por essa taxa. Se ela sinalizar que você está tendo prejuízos frequentes com alguma ação, talvez seja a hora de mudar algumas condutas.
Novamente, os gastos com ações de marketing e publicidade podem ser encontrados na opção de gestão financeira dos softwares mais modernos. O retorno será verificado nas estatísticas, no aumento do número de agendamentos depois da campanha.
Você já acompanha alguma métrica aí no seu consultório? Se sim, conte para gente! Se não, está na hora de mudar essa situação! Temos novidades para te ajudar nesse processo, cadastre-se aqui e fique por dentro do iMedicina – um novo conceito de gestão em saúde!
