Recepcionista clínica: Como garantir que a vaga seja preenchida corretamente

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A recepção é uma das peças mais fundamentais para o bom funcionamento do consultório. A pessoa que trabalha lá é responsável por todos os contatos com os pacientes, desde a marcação dos horários e da gestão da agenda até a recepção dos pacientes propriamente dita, além da organização do espaço físico do consultório. Seria impossível manter tudo em ordem sem a presença desse profissional! Por isso, neste artigo, vamos falar sobre como garantir que a sua recepcionista clínica seja a ideal para o seu consultório.

Apesar de serem tão importantes para o bom funcionamento das operações na rotina médica, as secretárias e recepcionistas são uma das dores de cabeça mais frequentes para os profissionais de saúde. Já recebemos várias queixas por aqui, de profissionais que não escolheram suas funcionárias muito bem, ou não sabem o que fazer para melhorar o rendimento das atividades.  Vamos ao que viemos, então?

Como é a recepcionista clínica ideal

Para um funcionamento fluido e organizado das atividades de recepção e secretaria, é necessário que a pessoa que preenche esta vaga tenha algumas características básicas. A nossa equipe de relacionamento, que já conversaram com mais de 200 profissionais de saúde, secretárias e recepcionistas, fez uma lista das características mais primordiais para a função, e a gente vai explicar cada uma delas aqui:

Proatividade e curiosidade

Duas coisas que andam juntas. Uma pessoa com estas características está sempre em busca de novos meios para agilizar os processos, em maneiras de facilitar a vida (dela e do profissional para quem trabalha). A curiosidade faz com que o indivíduo busque sempre mais, saber mais, conhecer mais, querer mais, e crescimento é sempre bom!

Boa vontade

Ser solícito faz a diferença quando se lida com pessoas. Alguém que se preocupe em tornar a “experiência do paciente” no seu consultório o mais agradável possível, de maneira natural e cuidadosa, é alguém que você quer ter por perto.

Engajamento

Aqui no Consultório, nós buscamos desenvolver em nossa equipe o que chamamos de “Atitude de Dono”. Fazer com que cada colaborador pense e aja como dono do negócio gera comprometimento e engajamento extraordinários. Mas isso, logicamente, é uma via de dois lados, pois você como o dono, de fato, precisa ter clareza nas ações e no compartilhamento de problemas e soluções, fazendo com que a sua equipe se sinta parte do processo.

Afinidade com tecnologia

Ou, pelo menos, disposição para aprender. Com a modernização de processos e sistemas é essencial que sua recepcionista clínica saiba se organizar digitalmente. Nós aqui somos defensores e propagadores da informatização através de softwares de gestão, prontuário eletrônico, guias eletrônicas de atendimento e etc.

(Inclusive, se você ainda não conhece o iMedicina, não perca a chance de conhecer e testar uma ferramenta com todas as funcionalidades acima)

Bom relacionamento com mudanças

Você definitivamente vai querer alguém que seja flexível e adaptável. Engessar um processo é perigoso, pois pode impedir o crescimento. Por isso, tenha certeza de que a pessoa escolhida para trabalhar com você esteja aberta à mudanças e disposta a encarar os desafios que elas trazem.

Alinhamento com você

Esta última característica é algo que não depende tanto da pessoa quanto depende de você. Se você não quer remar sozinho o barco, precisa dizer à quem está dentro dele com você qual a direção que quer chegar e quais as “técnicas de remagem” vocês vão aplicar para chegar lá. Entende? Por isso, garanta que esteja bem claro para o seu funcionário qual é o objetivo que você quer alcançar, para que ele possa saber como agir.

Dicas de Recrutamento para médicos

Existem vários casos (e com certeza você conhece alguns) de consultórios em que os profissionais são muito bem vistos, mas as recepcionistas não agradam aos pacientes. O problema dessas situações é que os pacientes querem sempre ser bem tratados, acolhidos, até mimados, e nenhum paciente vai indicar seu consultório para outras pessoas sem mencionar que foram mal recebidos ou tratados com falta de educação, não importa se o seu atendimento foi impecável.

Fazer o recrutamento e seleção de profissionais para trabalhar em uma empresa é uma das principais responsabilidades do departamento de Recursos Humanos. Essa responsabilidade é tão grande pois é um processo seletivo que vai evitar problemas futuros, de falta de alinhamento, perfil errado e etc, podendo ser ruim tanto para a empresa e para o selecionador, quanto para o candidato.

Mas nós sabemos que você não é especialista em RH, e é por isso que trazemos aqui algumas dicas matadoras de recrutamento, para você. Confira!

1) Planeje a vaga com cuidado

Vale a pena gastar um tempinho planejando exatamente como esta vaga será divulgada. Tenha bem claras quais as funções que o funcionário irá desenvolver, o que será responsabilidade dele, e no que ele deve ser extremamente bom para fazer com que você não precise se preocupar com aquela área. Antes de mais nada, você precisa definir as atividades e responsabilidades do cargo, as competências necessárias, os possíveis planos de carreira, incentivos, salário, benefícios, tudo. Só então estará tudo ok para a divulgação da vaga.

Nós já demos a dica de quais são as características ideais para uma boa recepcionista clínica e secretária, utilize isso para pensar na sua realidade e focar naquilo que você precisa em alguém.

Seu funcionário deve te complementar, saber executar tarefas que você não sabe, ter uma abordagem diferente da sua para as coisas do consultório. Por exemplo, se você é uma pessoa extremamente organizada com seus registros, sua recepcionista ou secretária não precisa ser tão organizada quanto você, mas se você não tem a menor habilidade para lidar com conflitos de pacientes (pequenos atritos do dia a dia), essa pessoa precisa suprir isso de forma exemplar.

2) Planeje as etapas e metodologias do processo de seleção

Pense de maneira cuidadosa na forma como será feita a seleção. Quais serão as etapas, no que elas consistirão, quais serão os critérios mínimos de aceitação para que a pessoa avance no processo. Tendo tudo isso bem claro, fica mais fácil fazer um processo fluido e organizado, sem que você perca tempo precioso de consultas e sem que no final de tudo você ainda não tenha a pessoa ideal.

Uma coisa importante a se fazer é notar o número de candidatos aplicando à vaga. Se forem muitos, é importante que as etapas sejam marcadas em dias e horários diferentes, para evitar que o consultório fique cheio de pessoas esperando não uma consulta, mas uma entrevista.

3) Divulgue as vagas no local certo

Quando chega o momento de divulgar a vaga é necessário atentar-se ao canal em que ela será comunicada. É hora de dizer ao mercado que existe uma vaga e quem é a pessoa ideal para preenchê-la. Se o seu consultório é em um grande centro urbano, vale a pena investir em canais digitais. Existem hoje, centenas de opções de sites de busca de emprego, em que as pessoas cadastram o seu currículo em busca de uma oportunidade. Gratuitas ou pagas, essas ferramentas têm grande poder, e não devem ser menosprezadas.

Existem também as opções mais tradicionais, como os cadernos de empregos dos jornais diários, o banco nacional de empregos e os bons e velhos murais de anúncios em locais estratégicos.

A ideia aqui é ter a vaga divulgada no maior número de canais possível, fazendo com que mais pessoas tenham acesso à ela e te dando mais chances de encontrar o profissional ideal.

4) Defina itens eliminatórios e analise os currículos

Provavelmente depois de divulgar a vaga nos diversos canais você deve receber uma grande leva de currículos. É hora de fazer uma análise dos requisitos. Se existem requisitos claros, como ter ou não determinada experiência, habilidade ou formação, fica fácil de separá-los em duas pilhas: os rejeitados, e os que deverão ser analisados mais cuidadosamente.

Pode parecer meio óbvio, mas neste momento a pilha de rejeitados vai ao lixo e a pilha de análise vai para o próximo passo.

5) Faça uma entrevista prévia com os candidatos

Daquela pilha de currículos que não foi parar no lixo, com certeza tem alguma coisa que você gostaria de perguntar a cada candidato antes de decidir se quer fazer uma entrevista com ele ou não. Este é o momento de fazer uma ligação e tirar aquela dúvida pontual para decidir se a entrevista irá acontecer ou não.

6) Faça as entrevistas individuais

Depois de tirar todas as suas dúvidas, e ter decidido quais candidatos você acredita que seriam as melhores escolhas para preencher a vaga de recepcionista clínico, é hora de marcar as entrevistas individuais, onde você poderá conversar face a face com cada um e fazer as perguntas mais diretamente, é a chance de ver como eles reagem diante de imprevistos, de situações cotidianas, e talvez fazer um teste técnico.

Faça anotações, durante e depois da entrevista, para que você não se confunda entre os diversos candidatos na hora de tomar a sua decisão. Assim, conhecendo melhor cada candidato entrevistado, é possível analisar qual deles é o mais adequado para ocupar a vaga.

Gostou das dicas até aqui? Agora que tal um pouco sobre como garantir que a pessoa escolhida fique cada vez mais alinhada e por mais tempo?

Treinamento

Se você já passou da etapa da contratação, nada impede que você treine a pessoa contratada para alinhar a postura dela com o que você deseja passar no consultório. Você deve mostrar a ela (e para qualquer funcionário que você contratar, independente da área de atuação) quais são os procedimentos que ela vai executar, como devem ser executados e por que você definiu que seria assim a princípio.

É possível que ela tenha sugestões para melhorar o formato que você escolheu, ou mesmo adequá-lo para que ela possa trabalhar com mais facilidade. Atente-se para não descartá-las logo de cara, testes são sempre válidos. Uma gestão transparente é sempre a melhor alternativa para evitar qualquer mal-estar, principalmente porque decisões arbitrárias nunca são bem aceitas.

Além desse treinamento inicial, cursos de reciclagem e de novos aprendizados (novas técnicas e tecnologias) são investimentos necessários não só para você, mas para a sua secretária também. Sempre que for implementar um novo sistema de agendamento ou gestão financeira, por exemplo, solicite um treinamento para os funcionários envolvidos no processo.

Documentação e procedimentos

Uma boa dica é criar documentos para auxiliar nas atividades da sua recepcionista clínica. Você pode desenvolver junto com ela alguns checklists, com áreas que ela precisa conferir diariamente, ou com atividades que são desempenhadas sempre no mesmo intervalo (agendar pagamentos, compras de suprimentos, reposição de materiais).

Você pode criar checklists também para que você possa conferir as atividades, além de documentos guia para ajudar em algumas tarefas que envolvam o atendimento: scripts de atendimento ao telefone, rotinas de recepção de pacientes, procedimentos padrão de armazenamento de guias e fichas, etc. Isso ajuda a organizar as tarefas, além de ser uma forma simples de encontrar erros e problemas.

Acompanhamento

Não deixe de investir em ferramentas para facilitar e acompanhar de perto o andamento das atividades. O Google Drive e o Dropbox são ótimas opções para compartilhar arquivos como documentos e planilhas, além de manter tudo bem seguro na nuvem em caso de perda dos originais no computador.

Para acompanhamento, sugerimos o Trello ou o Wunderlist, que permitem que você crie listas de tarefas e compartilhe entre vários funcionários, é possível adicionar comentários, observações e prazos de conclusão.

E aí, gostou das dicas? Que tal compartilhar com a gente as suas maiores dificuldades na hora de contratar um funcionário? Vamos adorar saber as suas dificuldades para te ajudar melhor.

Abraços